Nhiều người cho rằng hệ thống Phần mềm quản lý khách hàng CRM chỉ đơn giản là cung cấp dữ liệu phục vụ cho marketing. Theo đó, các công ty tiến hành thu thập dữ liệutừ một số nguồn trong và ngoài doanh nghiệp. Những dữ liệu này được xác minh, làm sạch và lưu trữ trên máy tính sau đó chúng được sử dụng cho các mục đích tiếp thị như phân khúc thị trường, nhắm mục tiêu khách hàng. Tuy nhiên, trong thực tế CRM có phạm vi ứng dụng rộng hơn rất nhiều (Liên quan đến hiểu lầm 2) Cổ máy bán hàng tự động CRMHiểu lầm 2: CRM là một quá trình tiếp thịTheo cách hiểu này, phần mềm CRM được thường được sử dụng cho cách hoạt động như: Phân loại, thu hút, giữ chân và phát triển khách hàng (cross-sales và up-sales). Thực tế là dữ liệu khách hàng không chỉ được sử dụng để kết nối các bộ phận nội bộ mà còn được chia sẻ trên toàn doanh nghiệp thậm chí cho các nhà cung cấp và đối tác bên ngoài.Ví dụ:Người điều hành doanh nghiệp có thể sử dụng dữ liệu khách hàng để sản xuất ra các sản phẩm, và dịch vụ tùy biến.Bộ phậnQuản lý nhân sự (HR) cũng có thể sử dụng dữ liệu để giúp tuyển dụng và đào tạo nhân viên cho công ty.Bộ phận Quản lý nghiên cứu và phát triển có thể sử dụng dữ liệu liên quan đến khách hàng để phát triển sản phẩm mớiHiểu lầm 3: CRM chỉ là vấn đề về công nghệ thông tinĐây là sự hiểu lầm nghiêm trọng nhất. Có một điều chắc chắn rằng công nghệ thông tin là một yếu tố cần thiết của phần mềm quản lý khách hàng miễn phí CRM, vì mọi công ty đều cần công nghệ để lưu trữ và phân tích dữ liệu kinh doanh. Nhưng công nghệ thông tin không thể thay thế các quy trình lỗi và nhân sự thiếu năng lực. Các dự án triển khai CRM thất bại ngay từ đầu vì nghĩ rằng CRM chỉ là một sáng kiến công nghệ thay vì làchiến lược kinh doanh toàn diện. Triển khai CRM thành công liên quan đến việc mọi người cùng trải nghiệm và thực hiện các quy trình đó và mang lại giá trị cho khách hàng, công ty.