以前讀書時不太有報告要做,幾乎都是以考試為主、頂多用iPad做筆記,所以使用PDF的機會很少,當時還是學生的我更不知道未來工作根本離不開PDF,也是工作了才體會到PDF有多好用。我想應該很多人有跟我一樣的感觸吧?其實PDF(Portable Document Format)就是一種現今社會廣泛使用的可攜式文檔格式,最受眾人推崇的原因之一即是它能夠完整保留文件的版面設計及內容,不管在windows系統或iOS系統、Android手機或iPhone都可以開啟檔案,而且內容和排版都是一致的,並不會因為設備或作業系統不同而有跑版的問題,也不用擔心你和對方使用的版本不相容導致檔案無法開啟,像我自己就遇過因為版本不同結果無法打開檔案,後來就是轉檔成PDF才解決這個問題。除了它能保留文件的完整性外,還有個重點是它不能被編輯,這對社會人士來說是一大福音,畢竟像是企劃案、合約這種重要文件都不能任意被修改,這時候就需要利用PDF不能編輯的特性來確保資料內容不會被更動,大家如果有經手合約的經驗應該都知道這有多重要。也因為它不能被編輯且能完整保留文件的排版,除了一般的文件外也已被廣泛運用在電子書、銀行對帳單、使用說明書等檔案,可說是不管工作或者日常生活都一定會接觸到,真的改變了大家的生活。如果你有編輯PDF的需求也不用擔心,有原始檔可以直接修改當然最方便,但如果沒有原始檔或不想花時間找檔案的話可以透過線上的轉檔工具來達到編輯的目的,我偶爾也會直接利用線上SaaS軟體的免費資源來轉檔,其實PDF不是只能轉換成word,也可以轉成excel、powerpoint、文字檔、電子書檔、圖檔等格式,能符合大多數人的需求,所以不用擔心PDF無法編輯就只能重製文件啦~PDF還有很多方便的地方,像是可以壓縮檔案使傳輸更便利、將高畫質圖檔轉成PDF不會壓縮畫質、臨時要加浮水印也很簡單,不想隨意任人開啟檔案可以加密等等,真的有很多好處,在工作效率的提升也很明顯!畢竟我每天都有很多工作要忙,有了PDF真的幫助很大,以上的需求其實透過免費工具就做得到,但如果還要更強大的編輯功能也可以考慮購買專業的PDF編輯軟體在配上運用子彈筆記整理術彙整工作事項,相信可以為你的工作帶來更多便利~