要提高獲利能力，您要么提高營業額，要么提高效率和效益，要么降低總成本。如果三者兼顧就更好了。其實，企業可以透過一種經常被忽視的方法，專注於改善業務的某個特定領域，從而同時實現這三點。您可能會感到驚訝，我指的是您的採購方法。繼續閱讀，了解原因和方法。當你發現你的採購方法有問題時隨著公司的發展壯大，與採購相關的挑戰也隨之增加。例如，您可能已經注意到以下問題，這些問題表明您在與供應商打交道時情況並不理想：1.相對於公司規模而言，供應商數量過多2.非採購人員花費過多的時間在瑣碎的採購相關活動上3.頻繁的供應商履約問題以及隨後的“救火行動”4.外部支出總額年增率超出了公司成長和通貨膨脹所能負擔的範圍這些問題以及其他許多問題，都是採購領域出現問題的徵兆。它們也警示著，如果不採取措施，情況將會變得更糟。這是因為，隨著公司的發展，這類問題的嚴重程度也會隨之加劇。為什麼採購應該成為您的優先事項之一有些企業領導者並不認為解決採購問題是優先事項。但這其實非常重要，因為這些問題會直接對公司的獲利產生負面影響。如果你想賺取更多利潤，基本上可以做三件事：1.銷售更多（如果可能的話，收取更多費用）2.變得更有效率和有效3.降低總成本良好的採購實務和流程有助於實現所有這些目標。乍一看，這似乎有違常理。我將更詳細地解釋良好採購的影響，並逐步指導您找到公司採購相關問題的根本原因。只有在正確診斷出根本原因後，才能開始實施有意義的變革。良好的採購實務如何幫助您提高銷售量採購就是買東西。那麼，這和提高銷量有什麼關係呢？在零售業的轉售商品 (GFR) 領域，這種聯繫顯而易見。採購合適的、暢銷的商品，就能賺更多的錢。但是，採購對零售業以外的銷售有什麼影響呢？沒有哪家公司是一座孤島。公司之間相互依賴。你越能管理好你的供應鏈，快速獲取供應商的創新，從而脫穎而出，你的競爭優勢就越大。你的競爭優勢越強，你的銷售就越大，你的定價就越高。要以這種方式充分利用你的供應鏈，你需要真正優秀的採購實務和流程。我指的是專注於建立穩固的長期合作關係的供應商管理。良好的採購如何提高公司效率這有兩個面向：1.採購流程本身的有效性；2.採購可以對整個公司的其他流程產生積極影響。低效率的採購流程，或缺乏流程，會浪費每個人的時間。採購變成了一種被動的、倉促的行動，充滿延誤、錯誤和糟糕的決策。因此，低效率的採購流程顯然會在整個公司產生負面的連鎖反應。但反之亦然。將低效率的流程轉化為有效，您將看到整個公司產生積極的連鎖反應。採購還能對流程產生更直接的正面影響。例如，授權完善的採購部門不僅能支援研發或外包決策，也能協助公司內部行政作業更高效。很多中小企業常忽略文件流的效率，例如處理公司登記、變更負責人或員工資料時，還會遇到除戶證明等問題。這些行政環節若能標準化，也能間接提升整體運營效率。智慧降低成本降低成本或許是採購最為人所知的職責。其實這種「花最少、拿最多」的思維不只適用企業，對一般家庭或中低收入戶也同樣重要。無論是企業採購或民生開支，核心都是如何在有限預算中創造最大效益。但與普遍的看法相反，採購並非指從供應商那裡獲得更低的價格。事實上，不考慮全局而省錢最終可能會讓你付出更多代價。需要考慮的「全局」在於總成本會受到怎樣的影響。例如，購買一台機器時，需要考慮安裝、維護、運作、退役和融資等成本。從總擁有成本(TCO) 的角度來審視成本，有助於做出有助於創造更大利潤率的採購決策。這個概念同樣適用於個人創業者，例如想知道代購利潤怎麼抓的人，也可以運用 TCO 概念來計算進貨、運費、手續費與退貨成本，才能真正掌握淨利空間。如何解決採購問題您目前的採購方法可能尚未幫助您的公司提高銷售量、提高營運效率並降低總成本。如果沒有，您該如何改變這種狀況？如何解決採購問題？這取決於問題的真正原因。我們都知道，治標不治本只能暫時緩解。真正需要的是有效地解決根本問題，一勞永逸地解決這些問題。但事情遠沒有聽起來那麼簡單。一旦你開始仔細檢視自己的業務，你可能會發現採購領域有許多問題。每個問題都可能由多個相互關聯的原因造成，而這些原因背後可能隱藏著更多層面的因素。那麼，如何理解這些原因和症狀的交織，才能自信地找出根本原因呢？因為一旦確定了根本原因，你就可以集中有限的資源來處理這些根本原因。這反過來又會長期緩解或徹底消除症狀。7 個根本原因分析步驟為了幫助您深入挖掘並找出您自身情況的根本原因，我將分享我多年來學習、運用和完善的七個步驟。我發現這些關鍵原則在許多不同的環境中都行之有效——無論是非營利組織、大型跨國公司還是小型企業。 步驟 1：盡可能辨識症狀和原因這是為了對你所處理的問題有初步的了解。觀察到的症狀和原因是什麼？在這個階段，你還無法弄清楚所有的因果關係。目前的目標是了解哪些方面運作不正常。目前對這個問題的理解是什麼？這個問題是否會對公司其他部門造成影響？如果是，分析中應該反映出來，以了解哪些業務領域受到了影響。這也有助於在必要時更容易讓相關人員參與其中。步驟 2：準備與研究您無法獨自進行有效的根本原因分析。需要讓其他受影響的利害關係人參與其中。但在讓他們參與之前，最好先仔細思考問題本身、症狀、可能的促成因素以及對更廣泛業務的影響。這份初步意見草案也有助於形成關於邀請哪些人參加會議的意見。業務影響應該量化——至少大致量化。因此，在更廣泛的團隊參與根本原因分析之前，需要進行研究。這類研究通常涉及資料收集和選擇性訪談。步驟 3：組建團隊由相關利害關係人組成的小型團隊應該對根本原因分析做出關鍵貢獻。要確定這些利害關係人應該是誰，需要考慮誰會受到問題的影響。誰負責處理問題的各個方面，誰又可能為問題的解決做出貢獻？步驟4：分析團隊的部分職責是集思廣益，找出導致問題的因素，並就這些因素之間的關係達成共識。這包括確保已確定導致特定症狀的所有因素（即導致問題的因素）。這項工作是找出根本原因的先決條件。來自相關且多元化團隊的意見有助於從各個角度審視症狀、問題、根本原因和解決方案。對於存在許多複雜因素的症狀，團隊可能需要使用魚骨圖分析。根本原因分析應盡量深入，切勿膚淺。因此，當團隊認為已經找到根本原因時，應該嘗試進一步深入。豐田首創的「5個為什麼」方法論就支持了這種想法。反覆（5次）問「為什麼？」有助於識別促成症狀（因果因素），即在根本原因分析中向下一級。但根本原因分析的「深度」也可以透過更上一層樓來實現，也就是辨識症狀的影響。為了在根本原因分析中更上一層樓，團隊需要問“那又怎樣？”，而不是“為什麼？”。步驟 5：決定優先順序根本原因分析可能會識別出多個根本原因。而一個可能的情況是，您沒有足夠的資源一次處理所有問題。因此，必須使用「影響 vs. 投入」2×2矩陣（例如PICK矩陣）來確定優先處理哪些根本原因。它可以幫助您評估哪個根本原因導致了80%的不良結果。步驟 6：制定解決方案考慮是否有必要在根源之上進行更高層次的介入。這是否會加速解決根源和症狀的進程？是否存在值得直接關注的亞症狀群（因果群）？在製定解決問題的干預措施後，思考每項幹預措施是否能完全消除根源或減少其發生。如果是後者，是否需要更多介入？步驟 7：計畫實施在製定解決方案時，要確定誰負責實施解決方案以及何時實施。誰負責？需要諮詢誰？需要向誰通報？這些資訊可以用RACI矩陣來記錄。負責人應制定專案章程，概述專案範圍、需要參與的人員、整體時間表、目標、關鍵風險等內容。該章程構成了製定完整專案計劃的基礎。結語：這是值得的！識別採購方法中哪些環節未能達到最佳效果，找出根本原因並制定解決方案，有助於為獲利成長奠定堅實的基礎。這需要時間和精力，但高額的投資報酬率絕對值得。
